Privacybeleid

Bij ADENTA de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en meer bepaald uw persoonsgegevens is een prioriteit. We behandelen en beveiligen deze persoonsgegevens met grote zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België.

1. We doen er – binnen onze mogelijkheden - alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik. In dit privacybeleid leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we uw persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens we verzamelen, op welke manier en hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.

Dit privacy beleid is voor u bedoeld wanneer u:
. een (natuurlijk) contactpersoon bent bij één van de ondernemingen die gebruik maakt van onze dienstverlening;
. een natuurlijk persoon bent die gebruik maakt van onze diensten;
. een (natuurlijk) contactpersoon bent bij één van onze (potentiële) leveranciers;

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR / AVG).

2. Dit privacybeleid omschrijft de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien wij (on)rechtstreeks persoonsgegevens van u verzamelen of zullen verwerken, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met dit privacybeleid.

Wie zijn wij?

ADENTA, gevestigd Hoevenstraat 103, 2160 Wommelgem, ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0812.134.082 en verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR/AVG).

E-mail: info(at)adenta.eu
Telefoonnummer: 03/500 91 00
Website: www.adenta.eu

Wat zijn persoonsgegevens en welke persoonsgegevens verwerken we?

Persoonsgegevens worden in de GDPR / AVG als volgt omschreven:

“alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;”

Afhankelijk van uw hoedanigheid worden de volgende persoonsgegevens door ons verwerkt:

een (natuurlijk) contactpersoon bij één van de ondernemingen die gebruik maakt van onze dienstverlening of bij één van onze (potentiële) leveranciers;
We verwerken in eerste instantie uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken: uw naam en voornaam, uw functie(titel), uw (professioneel) adres en uw (professionele) contactgegevens (telefoon- of gsm-nummer en/of e-mailadres). Daarbij is het mogelijk dat wij tevens andere gegevens van uw zullen vragen, zoals o.a. firmanaam en ondernemingsnummer.

een natuurlijk persoon die gebruik maakt van onze diensten; Voor particuliere klanten gaat het veelal om uw naam en voornaam, uw privéadres of eventueel leveringsadres en de door u gekozen contactgegevens waarop we u kunnen bereiken (telefoon- of gsm-nummer en/of emailadres). Tip i.v.m. wijzigingen m.b.t. uw persoonsgegevens U doet er goed aan om elke wijziging in uw persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven.
Op die manier blijven de persoonsgegevens up-to-date en kunnen wij onze dienstverlening steeds op een correcte en aangename manier laten verlopen.

C. Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

We verwerken uw persoonsgegevens in principe voor de doelen hieronder vermeld. Het verwerken van uw persoonsgegevens voor andere doeleinden zal enkel gebeuren indien deze andere doeleinden verenigbaar zijn met de hieronder vermelde doelen. Indien de andere doeleinden niet verenigbaar zijn, zal steeds uw toestemming voor de verdere verwerking gevraagd worden, tenzij de verwerking ons wordt opgelegd in een wettelijke bepaling.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in het algemeen binnen het kader van onze dagelijkse werking en continuïteit binnen de vennootschap. Meer specifiek gebruiken we uw persoonsgegevens om:
1. Een overeenkomst met u te kunnen sluiten en deze uit te voeren:
a. u informatie te kunnen verstrekken over de diensten van ADENTA om deze beter te kunnen afstemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie;
b. een offerte te kunnen aanbieden en bespreken;
c. een zakelijke relatie met u of uw bedrijf of organisatie aan te gaan, een overeenkomst te sluiten en te onderhouden en de uitvoering ervan mogelijk te maken, alsook de administratie te voeren die daaruit voortkomt: levering en plaatsing van goederen, opmetingen uitvoeren, het uitschrijven van facturen en de boekhoudkundige verwerking daarvan;
d. u te kunnen contacteren om afspraken te beleggen / vast te leggen, …

Het spreekt voor zich dat het voor ons niet mogelijk is om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren indien wij in dat kader de nodige persoonsgegevens niet zouden verwerken.

2. de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij, of een door ons daartoe aangeduide derde partij, u vragen om deel te nemen aan enquêtes, en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren;
3. de bedrijfsveiligheid te garanderen. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen;
4. aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles;
5. u toe te laten om uw rechten (zie verder) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.
6. aan (wettelijke) verplichtingen te voldoen, zoals het voeren van een boekhouding.
7. u te benaderen, zo u dit wenst, voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, evenementen, infodagen, en andere promoties/marketingacties, die voor u interessant kunnen zijn;

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Rechtstreeks
We verwerken uw persoonsgegevens zodra u ons dezen zelf overmaakt. Dit kan per e-mail, sms, mondeling (telefonisch, in ons kantoor, tijdens een bezoek aan uw bedrijf, op een evenement, opleiding, ...), via afgifte van uw visitekaartje of op enig andere mogelijke wijze.

Onrechtstreeks
Dit gebeurt ook wanneer u door derden, zoals uw organisatie / bedrijf bij ons wordt aangemeld als contactpersoon of wanneer u door derden wordt aangemeld om gebruik te willen maken van onze dienstverlening.

We kunnen uw persoonsgegevens ook verzamelen wanneer deze publiekelijk toegankelijk zijn gemaakt, of wanneer u deze zelf openbaar heeft gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn, facebook).

In het geval van onrechtstreekse verwerking zal u onder meer worden meegedeeld welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt en welke de bron van deze persoonsgegevens is.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Alleen indien nodig voor de verwezenlijking van de onder punt C vermelde doelstellingen, voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (van ons of van een derde partij), de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van ons of van een derde partij) of met uw toestemming kunnen wij bepaalde van uw persoonsgegevens overmaken:

1. aan personeelsleden / medewerkers van ADENTA, voor onder meer:

• de verwezenlijking van de doelstellingen van onze zakelijke relatie;
• interne dienstverlening (administratieve taken zoals verwerking van inschrijvingen, facturatie, klanten- en leveranciersboekhouding, debiteurenbeheer, ...);
• promoties en marketingacties in het kader van onze dienstverlening;

2. aan leveranciers (bv., IT, beheerders van onze database, softwareleveranciers,…) voor onder meer:

• Controles en audits;
• Onderhoud en beveiliging softwaresystemen;
• het voldoen aan wettelijke en gerechtvaardigde belangen;

3. aan onze accountant, bedrijfsrevisoren, audit- en certificatie kantoren, incassokantoren, … voor onder meer:

• opstellen en controleren van onze jaarrekeningen;
• Het voldoen aan de BTW-plichten;
• het verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;
• controleren van btw-nummers, btw, en andere boekhoudkundige documenten;

4. aan diverse overheidsinstanties in het kader van inspecties en onderzoeken, zoals onder meer:

• federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
• sociale zekerheidsinstanties;
• fiscale autoriteiten;

5. aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.
Uw persoonsgegevens worden verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met uw voorafgaande toestemming. Bij de ontwikkeling van onze activiteiten mogen we activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen uw persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa.

Wanneer onze leveranciers uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

Uw persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België. Veelal gebeurt dit als referte voor een bestelling bij een buitenlandse leverancier. We nemen daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan u steeds bij ons terecht via voormelde contactgegevens.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard voor de tijd nodig voor de uitvoering van de doelstellingen zoals beschreven onder punt C en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen, zijnde maximum 5 jaar na voltooiing van boekhoudkundige en gerechtelijke documenten. Persoonsgegevens in deze documenten zijn beperkt toegankelijk.

Beveiligingsmaatregelen?

We doen er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover persoonsgegevens worden verstrekt aan derden - verwerkers, komen we met deze verwerkers overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Wat zijn uw rechten?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacybeleid. Als betrokken partij beschikt u over een aantal rechten die u op elk moment kan uitoefenen.
U kunt volgende rechten uitoefenen:
• recht van bezwaar:
U kunt zich verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kan u enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van ADENTA of van een derde (zie hoger in punt C). Bij de uitoefening van dit recht zult u moeten aangeven tegen welke verwerking u precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.
• recht van inzage:
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens.

Wanneer ADENTA uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u bovendien het recht om inzage te verkrijgen in de verzamelde persoonsgegevens. Dit recht op inzage houdt in dat u te zien zal krijgen welke persoonsgegevens van u worden verwerkt. Tevens heeft u in dat geval recht op informatie omtrent de reden en de termijn van verwerking én zal u, indien van toepassing, worden meegedeeld welke de bron van deze persoonsgegevens is. Ten slotte kan u ook kosteloos kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.

• recht op rectificatie (verbetering en aanvulling) / wissing
U kunt vragen om alle volgens u onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zult u moeten aangeven welke persoonsgegevens u precies wil rechtzetten of aanvullen.

U heeft bovendien het recht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens door ons te laten wissen. U kan slechts beroep doen op dit in de hiernavolgende gevallen:

- Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld;
- Wanneer de persoonsgegevens – in uitzonderlijke gevallen - verzameld zou worden op basis van verkregen toestemming en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking;
- Wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan;
- Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt;
- Wanneer de persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting.

ADENTA beoordeelt of u aan voormelde voorwaarden voldoet.

• recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, waarbij concreet welbepaalde persoonsgegevens gedurende een zekere periode geblokkeerd zullen worden in het systeem van ADENTA
- Gedurende de periode die ADENTA nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, in geval van betwisting;
- Wanneer u verzoekt tot een beperking van de verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld in geval van onrechtmatige verwerking;
- Wanneer ADENTA uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden en u de persoonsgegevens nodig heeft inzake een rechtsvordering;
- Gedurende de periode die ADENTA nodig heeft om de aanwezigheid van de aangehaalde gronden voor het wissen van persoonsgegevens te beoordelen en af te wegen met haar eigen belangen.
• recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om de door u aan ADENTA verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen in zoverre de verwerking van de persoonsgegevens is gesteund op uw toestemming of de noodzakelijkheid om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Daarnaast heeft U het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• recht op intrekken van toestemming
U heeft zo er uitzonderlijk op grond van uw toestemming tot verwerking overgegaan zou worden - het recht om uw toestemming steeds in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

U kunt voormelde rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doet u door een mail te sturen naar info(at)adenta.eu

Ten laatste binnen de maand na ontvangst van uw aanvraag, zullen wij u schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan uw aanvraag hebben gegeven.

Afhankelijk van de moeilijkheid van uw aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we u wel binnen de maand na ontvangst van uw formulier over deze verlenging.

In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, ...) zult u uw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. U zult hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan uw aanvraag kunnen voldoen.

Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Voor meer uitleg hierover kunnen wij verwijzen naar ons cookiebeleid.

Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door ADENTA of over dit privacybeleid, dan kunt u contact opnemen met ADENTA via info(at)adenta.eu

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of per mail via contact@apd-gba.be.

Heeft u weet van een datalek, of heeft u een vermoeden van een datalek, dan vragen wij u om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via info(at)adenta.eu

Wijzigingen

Wij kunnen om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy beleid. De meest actuele versie kan u te allen tijde inzien op onze website.